Panduan Operator

Cara Mengisi Database Kode Produk

Referensi pengisian file current-data.csv yang dipakai bot untuk menerjemahkan kode & nama barang menjadi deskripsi pada dokumen QUO / INV / RCP.

1. Apa itu database ini?

File current-data.csv adalah salinan (mirror) dari tab DATABASE pada spreadsheet operasional — "kamus" yang dipakai bot untuk mengubah kode singkat menjadi tulisan lengkap di dokumen.

Sumber data yang sebenarnya dibaca bot Saat berjalan, bot membaca tab bernama DATABASE (kolom A–L) di spreadsheet tiap company (WBM, WBD, WBN, dst.), bukan file CSV ini. Data di-cache ±60 detik. Edit dilakukan di tab DATABASE; CSV ini hanya cermin untuk dibaca/diskusi.

Ketika operator mengirim form lewat WhatsApp, baris pembelian ditulis seperti ini:

2279K (V8172C) + 750K (TAILORING)

Bot perlu tahu bahwa V8172C artinya "Kain Katun Batik Tulis" dan TAILORING artinya "Layanan Bespoke Tailoring Kemeja". Database inilah yang menyimpan terjemahan tersebut, sehingga di PDF tercetak rapi:

Kain Katun Batik Tulis (V8172C) — Rp 2.279.000

Penting dipahami Harga TIDAK diambil dari database. Harga selalu diambil dari angka yang diketik operator (2279K → Rp 2.279.000). Kolom harga di CSV hanya katalog referensi.

2. Anatomi sebuah kode produk

Kode kain dibaca oleh bot per bagian. Contoh untuk V8172C:

Prefix

Huruf depan = jenis/kategori barang

8172

Running

Nomor urut barang

Suffix

Huruf terakhir = jenis kain

Untuk produk set (couple, sarimbit, sarong, tenun) prefix-nya 2 huruf, contoh CP7158C → prefix CP (Couple), suffix C (kain katun).

Cara bot menemukan suffix Suffix = huruf terakhir yang muncul setelah angka terakhir. Jadi pada V8172C, suffix-nya C. Kalau tidak ada huruf setelah angka, dianggap tidak ada suffix.

3. Bagaimana bot membaca kode (urutan pencarian)

Saat menemukan sebuah kode, bot mencari deskripsi dengan urutan berikut (sesuai loader di program). Begitu ketemu, pencarian berhenti.

Kode penuh — seluruh kode persis ada di baris exact_code? (mis. JL → Jahit Luar)
Kombinasi set + suffix — baris structured_code dengan code_front + back_code yang cocok. (mis. front C + suffix C → Kain Couple Katun Batik Tulis)
Prefix + suffix — baris prefix_suffix (kunci PREFIX|SUFFIX, mis. TN|P).
Prefix — baris prefix_code (mis. BC → Batik Cap).
Huruf pertama prefix — baris prefix_family (fallback luas).
Suffix — baris suffix_code (mis. C → Kain Katun Batik Tulis).

Kalau semua gagal Bot jatuh ke mapping bawaan program (fallback), lalu ke deskripsi dari baris item_name, lalu teks asli, terakhir kata "Item". Jadi tab DATABASE bersifat fail-open: kalau kosong/error, bot tetap jalan dengan mapping lama.

Kalau barang ditulis sebagai NAMA, bukan kode Operator boleh menulis (TAILORING) atau (CUSTOM) alih-alih kode. Bot mencocokkannya lewat baris item_name, lalu meng-generate kode dari code_prefix (+ nomor running 4 digit bila needs_running=TRUE, disimpan di counter item_code_<PREFIX>).

4. Arti setiap kolom

Kolom	Arti	Contoh isi
rule_type	Jenis baris — menentukan bagaimana baris dipakai (lihat bagian 5)	`item_name`
match_key	Kunci pencocokan: kode atau nama barang yang dicari	`BATIK_CAP` / `JL`
description_id	Tulisan yang muncul di dokumen versi Bahasa Indonesia	Batik Cap
description_en	Tulisan untuk dokumen versi English (opsional)	Stamped Batik
code_front	Penanda set di depan kode: `C`=Couple, `F`=Sarong, `S`=Sarimbit, `T`=Tenun, kosong=satuan	`C`
price_code	Huruf posisi harga (katalog referensi)	`P`
back_code	Huruf suffix (jenis kain) yang sah untuk baris ini	`C`
code_prefix	Prefix yang dihasilkan bila barang ditulis sebagai nama	`CP`
code_suffix	Suffix yang dihasilkan bila barang ditulis sebagai nama	`C`
needs_running	Apakah barang ini butuh nomor urut? TRUE untuk kain produksi, FALSE untuk jasa/voucher	TRUE
price_amount_k	Nominal harga dalam ribuan (katalog referensi, mis. `2279` = Rp 2.279.000)	2279
notes	Catatan bebas untuk internal	amount in K

5. Jenis baris (rule_type) & contohnya

Setiap baris punya satu rule_type yang menentukan kolom wajib diisi. Ada dua alur: nama → kode (saat user tidak menulis kode) dan kode → deskripsi (saat membaca kode jadi tulisan PDF).

item_name — nama barang → kode otomatis

Dipakai saat user menulis nama barang, bukan kode (mis. (BATIK CAP)). Bot mencari nama (sudah dinormalisasi: HURUF BESAR, spasi→_) lalu membuat kode dari code_prefix + code_suffix. Bila needs_running=TRUE, ditambah nomor urut 4 digit (mis. 0001).

match_key	description_id	code_prefix	code_suffix	needs_running	→ kode dihasilkan
JAHIT_LUAR	Jahit Luar	JL		FALSE	`JL` (jasa, tanpa urut)
BATIK_CAP	Batik Cap	BC		TRUE	`BC0001`, `BC0002`…
CUSTOM	Kain Custom	W		TRUE	`W0001`
KAIN_KATUN_BATIK_TULIS	Kain Katun Batik Tulis	P	C	TRUE	`P0001C` (prefix + urut + suffix)
KAIN_COUPLE_SUTRA_BATIK_TULIS	Kain Couple Sutra Batik Tulis	CP	S	TRUE	`CP0001S`

exact_code — kode persis → deskripsi

Kode lengkap dicocokkan apa adanya. Cocok untuk kode pendek/final yang tidak perlu analisa prefix/suffix. Wajib: match_key (kode) + description_id. Isi description_en bila perlu versi English.

match_key	description_id	description_en
JL	Jahit Luar
TN	Kain Tenun
TAILORING	Layanan Bespoke Tailoring Kemeja	Bespoke Shirt Tailoring Service
FEE EXPRESS	Fee Express	Express Fee

structured_code — set + suffix → jenis kain

Kombinasi code_front (penanda set, kosong = satuan) dan back_code (huruf suffix). Catatan penting: huruf di posisi prefix-terakhir adalah kode harga dan diabaikan; yang dipakai hanya front + suffix. Wajib: description_id, code_front, back_code.

code_front	back_code	description_id	cocok dengan kode
(kosong)	C	Kain Katun Batik Tulis	`P8172C`, `V1234C`
(kosong)	Z	Kain Sutra Batik Tulis Perada	`S9001Z`
C	S	Kain Couple Sutra Batik Tulis	`CP7158S`
F	B	Kain Sarong Katun Batik Tulis Perada	`FP2201B`
T	L	Kain Tenun Sutra	`TQ042L`, `TN042L`

prefix_suffix — kombinasi prefix+suffix khusus

Belum dipakai di data sekarang · didukung loader. Untuk memberi arti khusus pada kombinasi prefix & suffix tertentu. Format match_key: PREFIX|SUFFIX (pakai |, bukan -//).

Perhatikan prioritas Rule ini hanya menang atas prefix_code & suffix_code, tetapi kalah dari structured_code. Jadi jika sudah ada baris structured_code untuk kombinasi itu (mis. front T + back P), baris itulah yang dipakai — bukan prefix_suffix.

match_key	description_id	kegunaan
XY\|P	Deskripsi Khusus XY-P	kode berprefix `XY` & bersuffix `P` yang tidak punya aturan structured

prefix_code — huruf depan → deskripsi

Barang dikenali dari prefix-nya (huruf depan sebelum angka). Wajib: match_key (prefix) + description_id.

match_key	description_id	cocok dengan kode
BC	Batik Cap	`BC0007`
AL	Adjust Luar	`AL12`
BV	Benang Variasi	`BV - 05`

prefix_family — huruf pertama prefix (fallback luas)

Belum dipakai di data sekarang · didukung loader. Cadangan: bila prefix lengkap tidak ketemu, bot coba huruf pertama-nya. Gunakan hati-hati karena cakupannya luas.

match_key	description_id	arti
C	Kain Katun Batik Tulis	semua kode berawalan C tak dikenal → katun
S	Kain Sutra Batik Tulis	berawalan S → sutra

suffix_code — huruf terakhir → deskripsi

Belum dipakai di data sekarang · didukung loader. Alternatif sederhana dari structured_code bila arti barang hanya ditentukan huruf suffix (tanpa set). Wajib: match_key (suffix) + description_id.

match_key	description_id
C	Kain Katun Batik Tulis
U	Kain Katun Batik Tulis Perada
H	Kain Selendang Katun Batik Tulis (suffix baru)

price_code — huruf harga → nominal (referensi)

Tabel katalog harga per huruf. Tidak dipakai bot untuk menghitung harga (harga selalu dari pesan WhatsApp) — murni dokumentasi internal. Wajib: match_key (huruf) + price_amount_k.

match_key	price_amount_k	nominal
Y	2279	Rp 2.279.000
C	3179	Rp 3.179.000
O	4179	Rp 4.179.000

6. Contoh form yang diinput user

Operator mengirim form lewat WhatsApp. Field NOTES, DP, dan REK bersifat opsional. Pada baris pembelian: harga boleh pakai singkatan K (2279K = Rp 2.279.000), dan beberapa barang dipisah dengan tanda +.

Contoh A — Invoice: kode kain + jasa (nama)

FORM REQUEST DOCUMENT
NAME: Ibu Sari
CATEGORY: INV
LANGUAGE: BAHASA
COMPANY: WBM
BRANCH: WEST
DATE: 29 Juni 2026

PURCHASE DETAILS
2279K (V8172C) + 750K (TAILORING)
TOTAL: 3029K
DP: 1000K
REK BCA 1234567890 - Batik Wolter

Hasil di PDF:

Kain Katun Batik Tulis (V8172C) — Rp 2.279.000 (suffix C)
Layanan Bespoke Tailoring Kemeja — Rp 750.000 (dikenali via item_name)

Total Rp 3.029.000 · DP Rp 1.000.000

Contoh B — Quotation: set couple + kain satuan + catatan

FORM REQUEST DOCUMENT
NAME: Bapak Hartono
CATEGORY: QUO
LANGUAGE: BAHASA
COMPANY: WBN
BRANCH: SOUTH
DATE: 29 Juni 2026
NOTES : Penawaran berlaku 14 hari.

PURCHASE DETAILS
3879K (CP7158S) + 3179K (P8201C)
TOTAL: 7058K

Hasil di PDF:

Kain Couple Sutra Batik Tulis (CP7158S) — Rp 3.879.000 (front C + suffix S)
Kain Katun Batik Tulis (P8201C) — Rp 3.179.000

Contoh C — Semua barang ditulis sebagai nama (kode di-generate otomatis)

FORM REQUEST DOCUMENT
NAME: PT Maju Jaya
CATEGORY: INV
LANGUAGE: BAHASA
COMPANY: WBD
BRANCH: CENTER
DATE: 29 Juni 2026

PURCHASE DETAILS
500K (BATIK CAP) + 350K (JAHIT LUAR)
TOTAL: 850K
REK Mandiri 9988776655 - Batik Wolter

Hasil di PDF:

Batik Cap (BC0001) — Rp 500.000 (kode urut dibuat otomatis, needs_running TRUE)
Jahit Luar (JL) — Rp 350.000 (tanpa nomor urut, needs_running FALSE)

Tentang dokumen English Jika LANGUAGE: ENGLISH, deskripsi diambil dari description_en — tetapi hanya untuk barang yang dicocokkan lewat item_name. Barang yang dikenali dari kode tetap memakai description_id.

7. Contoh: menambah produk baru

Misal ingin menambah "Kain Tenun Sutra" dengan prefix TP dan suffix L:

rule_type	match_key	description_id	code_front	back_code	code_prefix	code_suffix	needs_running
item_name	KAIN_TENUN_SUTRA	Kain Tenun Sutra	T		TP	L	TRUE
structured_code		Kain Tenun Sutra	T	L

Buka tab DATABASE di spreadsheet company yang relevan (bukan file CSV).
Tambah baris item_name agar operator bisa mengetik nama barang.
Tambah baris structured_code agar kode TP…L dikenali bot.
Tunggu ±60 detik (masa cache), lalu tes dengan 1 request kecil.

Perubahan langsung aktif — hati-hati Karena bot membaca tab DATABASE secara langsung, baris yang salah bisa langsung memengaruhi dokumen. Jangan ubah baris header, jangan buat duplikat (rule_type, match_key) (yang pertama yang dipakai), dan kalau katalog dipakai banyak company, perbarui di semua spreadsheet company.

8. Aturan emas & kesalahan umum

✓ Lakukan Tulis match_key dengan HURUF BESAR dan pakai _ sebagai pengganti spasi (mis. BATIK_CAP). Konsisten dengan baris yang sudah ada.

✓ Lakukan Isi needs_running = TRUE untuk kain yang diproduksi, FALSE untuk jasa, voucher, atau adjust.

✕ Hindari Memakai huruf suffix yang sudah dipakai untuk arti lain tanpa konteks code_front — satu huruf bisa berarti beda tergantung set-nya.

✕ Hindari Mengisi harga di kolom price_amount_k lalu berharap bot memakainya. Harga selalu dari pesan WhatsApp.

Dokumen ini referensi untuk operator. Sumber data utama yang dibaca bot adalah tab DATABASE di spreadsheet company (loader: store/sheets/item_catalog.go); mapping di domain/document/catalog.go & item_codes.go hanya cadangan (fallback) bila sheet kosong/error. Panduan teknis lengkap: docs/database-sheet-item-catalog-guidelines.md.